In diesem Kapitel werden das Anschreiben, die erhaltenen Antworten und insbesondere die eingesandten Daten vorgestellt. Im Anschluss daran erfolgt eine erste sondierende Analyse und schließlich eine Normierung der Daten.
Der zu erwartende Umfang der Daten zur Gerätebewirtschaftung eines Krankenhauses macht eine Berücksichtigung von nicht elektronisch erfassten Daten im Rahmen dieser Untersuchung unmöglich. Eine Erhebung z.B. durch Fragebogen ist damit nicht möglich. Die einzige Möglichkeit, Daten mit vertretbarem personellem Aufwand zu erfassen, ist die ausschließliche Berücksichtigung von Daten in elektronischer Form.
Sollte ein Krankenhaus nicht bereit sein, alle erfassten Daten zur Verfügung zu stellen, ist eine Prioritätenliste der gewünschten Informationen angegeben. Selbstverständlich erfolgt ein Hinweis, dass die Daten nur anonymisiert veröffentlicht werden. Das Anschreiben ist im Anhang A dargestellt.
Angeschrieben wurden alle 306 Krankenhäuser aus der Referenzliste der Firma Loy & Hutz. Ein viertel Jahr später wurde noch eine zufällige Auswahl von 163 Krankenhäusern aus dem Deutschen Krankenhaus-Adressbuch (DKA 2000) angeschrieben. Insgesamt wurden also 469 Krankenhäuser angeschrieben.
Von den 469 angeschriebenen Krankenhäusern (100 %) haben 68 geantwortet (14.5 %); 23 haben zusätzlich Daten eingeschickt (5.00 %). Die Begründungen für das Nichteinsenden von Daten sind mit Häufigkeit im folgenden angegeben. Die restlichen Absagen erfolgten ohne Begründung.
Die eingeschickten 23 Datenbanken haben einen Umfang von etwa 1.3 GB. Als Datenformate wurden Text-, Access- sowie proprietäre Formate verwendet. Bei letzteren bot die mitgelieferte Software den Export der Daten in übliche Dateiformate. Der Datentransfer erfolgte über Disketten, CD's, und Downloads per Email-Anhang oder per FTP.
Die Daten sind ausschließlich in Tabellen strukturiert, die teilweise wiederum zu Datenbanken zusammengefasst sind. Die Tabellen bestehen aus Zellen, die zu Spalten und Zeilen zusammengefasst werden können. Die Zellen können Zahlen oder Text beinhalten. Die Zellen einer Spalte enthalten ähnliche Informationen (z.B. Firmennamen oder Zahlen mit zwei Nachkommastellen). Die Zellen einer Zeile hingegen enthalten sehr unterschiedliche Informationen. Man kann leicht erkennen, das jede Zeile einer Betrachtungseinheit (z.B. Gerät, Person, Maßnahme) und jede Spalte einem Merkmal (z.B. Hersteller, Vorname, Durchführungszeitpunkt) zugeordnet werden kann. In Tabellen werden Betrachtungseinheiten zusammengefasst, die den gleichen Satz an Merkmalen besitzen.
Alle Tabellen haben ausnahmslos diese Struktureigenschaften. Die Tabellen und Spalten haben nur zum Teil aussagekräftige Bezeichnungen, aus denen hervorgeht, welche Daten in ihnen abgelegt wurden.